介護業界のデスクワークで書式に関しての仕様が曖昧

介護業界の現場で働いている人が経験するデスクワークは、事故報告、記録、企画書、予算書、勉強会のレポート、議事録、etc….色々なものがありますが、そのどれをとっても制作段階で「この様に作って欲しい」という仕様が細かく決まっていない事が殆ど。

例えば、各項目の見出しはこの様にしてほしいとか、文章を構造化する時はこの様なテンプレートを使用してほしいとか決まっていないので、どの様に作れば完成するのか?わからないまま作業を進めることになる。

文章のテンプレートを作った人は使う人のことは何も考えていない

文章のテンプレートを作った人は、実際に自分で入力する作業をせずに作ったものが多い。しかも、一度作ったら次回のバージョンアップまで1年以上とかがザラで、使いにくいテンプレートを使い続けることになる。どの様に作ったら使いやすく、情報が伝わりやすいか?聞き取りしながら、細かい部分まで詰めて設計するという考えが全く無い。何も考えないで作ったEXCELやWordのテンプレートをそのまま放置され、「使いにくいかもしれないですが、正式なものなので仕方ないです」と改善要求すら通らないことも。

不完全な書類に対して何時も指示を出している

使いにくいテンプレートを使用して作った書類は、情報が見づらく、不完全な状態で提出される事がほとんどです。「ここは見ずらいので、こうしてください。」「見出しを入れてください」「この情報が足りません」と指示を出しますが、その指示内容が蓄積されて改善に役立てられることはありません。その場しのぎの指示なので、なぜこの様な不完全な書類になってしまったのか?は現場の職員個人の責任ということになってしまいます。

永遠と再提出を繰り返しているうちに、職員は「どう作ったら満足してもらえるのか?」と混乱してしまうことでしょう。常にダメ出しする側は、「後出しジャンケンで指摘するだけ」となり、指摘した事が情報として蓄積され、書類の完成度とスピードを上げる事に全く役立たない不毛なやり取りを繰り返すことになります。

駄目だしする側は「一緒に完成度を高めていこう」と思っているのでしょうが、それは明確な間違いを指摘したり、方向性を指摘できている場合のみ有効な考え方です。

書類の仕様が決まっていないのに、作り方がオカシイとなるのは、その場しのぎで仕様を決めているようなものです。なので、同じ指示を毎回他の職員にも伝えていることになります。どれだけの時間が浪費され、人件費が無駄にされているのか考えただけで恐ろしいですね。

書類のテンプレートは実際に入力する現場の職員が使いやすいものを意識して作る

作ったテンプレートを現場の職員に入力してもらい、どこが使いにくいのか?聞き取りした内容をフィードバックして改善に役立てるだけで、現場介護職員のデスクワークに対する負担が大幅に軽減されるのは確実です。また、ダメ出ししたり、訂正を指示したらその内容も記録に残して第3者に開示出来るようデータベース化するのが良いでしょう。上司が部下に、誰かが、誰かに出した指示や訂正は貴重な情報源となります。口頭で終わってしまうのはあまりにも勿体ないことなので、指示を出したほうが記録に残して、次回他の職員に対して同じことを指示しなくても、改善されている環境を構築するのが理想です。

 

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