ショートステイの荷物管理で手書きのチェックシートを使うのは今すぐやめろ!

ショートステイの荷物チェック

介護施設のショートステイで荷物を管理している時どうしていますか?
チェックシートを作って、その中に持ってきた服や小物類を一つ一つ丁寧に書き込んでいたりしませんか?

荷物チェックが大変な実例

私のいた施設では、荷物チェック表に手書きで書き込んでいました。
入所した入居者様の荷物チェックに1人30分程度かかっており、荷物が多い入居者様だと、1時間以上は掛かることがありました。
簡単な荷物でも2人なら1時間、4人なら2時間かかり、午前と午後に分けることもありました。

実例

ある日、入所と退所が合計で10件重なっている日がありました。
「ショートステイの相談員は何しているんだ?」「これじゃあ今日1日殆ど荷物チェックやボディチェックで終わってしまうぞ」
と、ネガティブな思考になってしまいました。
朝の送りが終わってから入居受け入れが始まる9時30分頃より、日勤の職員は荷物チェック以外は他の仕事に手が回らない状態です。
早番者は入居受け入れと通常業務。一人でフロアを廻します。
もう昼ごろにはクタクタです。
何とか、昼食の介助が終わり、休み時間もなく今度は退所者の準備に奔走します。
日勤者はまだ荷物チェックに手間取っています。荷物チェックを始めてから既に5時間が経過しています。
が、ここで問題が発生しました。
退所者の荷物が足りません。靴下が何処に行ったのか分からないのです。
昨日洗濯しているはずだから乾燥機の中では?
と思いましたが、乾燥機にはありません。他を探しますが、タンスにもありません。
結局他のフロアの職員に聞いて、間違えて紛れ込んでいた靴下を発見しました。
この頃にはもう入居者は退所してしまっており、後日お詫びして届けようと思いましたが、
次回の利用は随分先です。
仕方がないので、その日のうちに業務が終わってから自宅に届けに行きました。

このように、ショートステイの荷物チェックは非常に大変です。
そんな荷物チェックの負担をいかに軽減するか考えてみたいと思います。

荷物チェックする職員により、色や形の解釈が異なる

荷物チェックは、チェックする職員により色や形の解釈が異なります。
例えば、

衣服の色

衣服の色

女性と男性で色の認識にも多少の違いがあり、女性の方が細かく色を識別出来るのも影響しているでしょう。
青だと記入する職員もいれば、薄い水色と記入する人もいて、解釈が異なります。

衣服の形状

色々な衣服

また、衣服の形にも誤解や解釈の違いが見られます。
長袖と記入したら七分袖だったり、「シャツ」にTシャツも含まれて解釈されていたり。
パジャマだと思ったら私服だったり。

チェックする職員が違う

入所時に荷物チェックする職員と退所時に荷物チェックする職員が違えば混乱してしまい、間違いの元なってしまう。

このように、職員により形状や色の解釈が違います。
荷物に名前が書いてなかったり、小物の個数が違ったり、他の利用者と全く同じ様な形状の服を持ってきていたりすることも。
また、チェックする職員が同じであっても、チェックした時と違う解釈をしてしまうこともある。
どう頑張っても、文字情報だけでは必ず破綻してしまうシステムです。

長期の入居者より短期(ショートステイ)入居者の荷物が紛失しやすい

長期入居者の荷物は、生活の一部として職員も見慣れているものばかり。紛失しても直ぐに気付ける環境が整っています。
しかし、ショートステイ入居者の荷物は、職員が初めて見る物ばかりで、見慣れていません。
洗濯したりして、他の入居者の荷物と混じってしまえば分からなくなるものばかり。
やっと覚えた荷物も退所して、再入所する時に新しく更新されてしまえば、また覚え直さないといけません。
どんなに努力して荷物の形状や色を覚えても無駄に終わることが多い。

また、

入居者も自宅と同じつもりで生活しようとするので、上着や時計をフロアに置きっぱなしで自室に帰ることも。
フロアに置いてある上着や時計が誰のものなのか荷物チェック表を見るが、形状や色が当てはまらなかったり、入居者様が認知できないので、本人に直接確認することも出来ない。

ショートステイとは紛失物との戦いでもある。

ショートステイ=紛失物
と思っても良いくらい。

紛失したらご家族に謝罪、弁償しなくてはいけない

当たり前ですが、紛失は施設の責任です。
紛失したら謝罪して弁償するのは当たり前です。
が、何度も何度も紛失していると、入居者様はそのショートステイに不信感を抱き、他のショートステイに流れてしまうでしょう。
謝罪や弁償が通用するのは1回だけと思ったほうがいいです。

では、どうすれば大変な荷物チェックを楽にできるのか?

荷物の持ち込み管理のルールを作る

当然ですが、荷物の持ち込みには制限をかけてルールを適用していると思います。
主にこんなルールを適用すると紛失が激減することが分かっています。

洗濯物はしない

洗濯物は行いません。施設側がサービスで洗濯をしてくれる場合もありますが、この洗濯が一番手間が掛かる上、紛失の原因にもなります。
洗濯には複数の工程があります。

  1. 洗濯機に入れて洗う
  2. 乾燥機に入れたり、自然乾燥させる
  3. 洗濯物を畳んでいく
  4. 管理している場所に戻す(入居者個室のタンスだったり、専用の保管場所だったり)

上記の工程一つ一つに紛失しやすい条件が整っています。

1番~4番全部の工程全部で、他の入居者の洗濯物と混ざってしまう可能性があります。
どれだけ注意しても、終始一貫して同じ職員が携わるわけではないので、他の洗濯物と混ざらないわけではありません。
職員同士がどれだけ連携しても気づかないうちに混ざる事があります。

洗濯物が混ざる度にチェック表で確認するが、形状や色で職員毎に解釈が違うので、更に混乱する。

なので、洗濯は基本的に行わない。
ロングステイで、1ヶ月以上利用する場合は施設側で洗濯することにして、洗濯物の総数を減らしていく。
ロングステイ入居者の荷物なら職員も覚えてしまうので紛失の可能性が減る。

入居者が荷物を何処かに持っていってしまう場合は施設で預かる

入居者が慣れない生活にストレスを感じて、自分の荷物を片付けようと考えて、何処かに持っていってしまうことがあります。
そんな時は、施設側で荷物を預かりましょう。
その場合、どんな物を預かるのか、入居者毎に取り決めを行います。
何があれば落ち着くのか?何が無くても大丈夫なのか?見極めるようにします。

貴重品の持ち込みは禁止

貴重品は持ち込んではいけないルールにするのが一番です。

貴重品は、腕時計、指輪、ネックレス、現金、カード、等小さくて見つけにくいものであることが多い。

そもそも持ち込んでも意味が無いので、持ち込みを禁止したほうがリスクが少ない。
いざ紛失したら損害も大きく、施設側、入居者双方にとって不幸な事になる。
また、現金は金庫で管理する等、その他の物品に比べても手間がかかる。
もし無くなるようなことがあったら施設の信用失墜は免れない。

書類は専用の入れ物にまとめて管理する

保険証、薬手帳、施設からのお知らせ、等の書類は専用の入れ物を用意してまとめて管理しましょう。
保険証はコピーがあれば良いので、本物は持って来ないよう伝えたほうが良いです。
コピーなら紛失したとしても大きな損害にならない。何ならコピーを施設で預かっていても良い。

この様にルールを設けることで紛失するリスクを低減させます。

そして、ルールと併用させて必要なのが、荷物管理ソフトです。
ソフトはAndroidタブレットで使用できる物があります。

荷物管理ソフトで写真管理

荷物は写真で撮影しますが、その写真を管理するのがすごい大変です。
まず、撮影したものをパソコンに取り込み、そこから印刷しなくてはいけません。

撮影も、ただ撮影すれば良いわけではない。

警察の押収品のように一気に全部並べて撮影すると、形状が解らなくなってしまう物もあるので、一つ一つ撮影します。
また、写真にはホワイトボードに日付と、名前を記入しないと、どの入居者の写真なのか解らなくなってしまいます。

写真で荷物を管理したとしても職員の手間はあんまり変わらない。

そこでソフトを利用しましょう。

ショートステイの荷物管理ソフト

株式会社 介護サプリ
このアプリはAPPバージョンです。

また、他の会社ではQRコードと併用して使用できるものもあります。
こちらの会社の製品は長期の利用者にも使用できそうです。

エヴォーブテクノロジー株式会社 介護システム事業部

言葉でも言い表しづらいものもこの様なシステムを用いればすんなり管理できます。

この様なシステムを導入することで職員の負担は大幅に軽減されるのではないでしょうか?
なんせ、入所、退所の人数が多いと、一日の殆どの業務が荷物チェックに費やすことになり、非効率的です。
紛失した職員は事故として報告義務があり、責任を取らないといけません。
そんなリスクが高い、荷物チェックをなぜ人の手に頼って全て管理できるでしょうか?

私達はしっかり管理できているから大丈夫!という施設は見たことがありません。
どのショートステイ職員に聞いても、悩んでいる問題です。

ショートステイの顧客は流動的です。
施設が気に入らなければ直ぐに他の施設へ移動してしまうでしょう。
そうならないためにも、荷物管理システムはしっかり構築したいものです。

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